დროის მართვა ყოველდღიური საქმეების პრიორიტეტების მიხედვით დაგეგმვას ნიშნავს. დაიწყეთ ყველა დავალების ჩამოწერით, აირჩიეთ რამდენიმე მნიშვნელოვანი საქმე და თითოეულს რეალისტური დრო დაუთმეთ. კალენდარში დატოვეთ ადგილი შესვენებისა და მოულოდნელი ცვლილებებისთვის. მიზანი მხოლოდ მეტი საქმის შესრულება არ არის: გეგმა უნდა ერგებოდეს თქვენს სამუშაოს, დასვენებასა და პირად საჭიროებებს.
რატომ არის დაგეგმვა სასარგებლო?
როცა შეხვედრები, სამუშაო და საოჯახო საქმეები ერთდროულად გროვდება, ადვილია რომელიმე მნიშვნელოვანი ვადის დავიწყება. ერთი სიის ან კალენდრის გამოყენება გეხმარებათ, დაინახოთ რა უნდა გაკეთდეს და როდის. ამასთან, გეგმა მხოლოდ ინსტრუმენტია: თუ ყოველდღე შეუძლებელ მოცულობას ჩაიწერთ, ის დაძაბულობას გაზრდის. დაიწყეთ მოკლე ჩამონათვალით და საჭიროების მიხედვით შეცვალეთ.
პირველი ნაბიჯი: ჩამოწერეთ ყველაფერი
შეაგროვეთ დავალებები ერთი კვირის განმავლობაში: სამუშაო პროექტები, ოჯახის საქმეები, ვიზიტები და სხვა ვალდებულებები. თითოეულს მიუწერეთ ვადა, თუ ის ნამდვილად არსებობს. ასევე ჩაწერეთ დასვენებისა და გადაადგილების დრო. ციფრული აპლიკაცია აუცილებელი არ არის: ქაღალდის ბლოკნოტიც გამოდგება, თუ მას რეგულარულად ამოწმებთ და ინფორმაცია რამდენიმე განსხვავებულ ადგილას არ გეფანტებათ.
როგორ განვსაზღვროთ პრიორიტეტები?
განასხვავეთ მნიშვნელობა და გადაუდებლობა. მნიშვნელოვანი საქმე თქვენს მიზანს ან პასუხისმგებლობას უკავშირდება; გადაუდებელს კი ახლო ვადა აქვს. ზოგი დავალება ორივე პირობას აკმაყოფილებს, ზოგი კი ხმაურიანია, მაგრამ რეალურად შეიძლება დაელოდოს. აირჩიეთ დღის ერთი მთავარი საქმე და რამდენიმე დამატებითი. თუ ყველაფერი პრიორიტეტულია, რეალურად რთული ხდება გადაწყვეტილება, რა უნდა გააკეთოთ პირველ რიგში.
დიდი დავალების დაყოფა
ფართო მიზანი, მაგალითად ანგარიშის მომზადება, დაყავით მოქმედებებად: მონაცემების შეგროვება, შედეგების შემოწმება, ტექსტის დაწერა და საბოლოო გადახედვა. თითოეულ ნაბიჯს დრო დაუთმეთ და დაადგინეთ, რომელზე ხართ დამოკიდებული. ასეთი დაყოფა გიჩვენებთ, სად შეგიძლიათ დაწყება მაშინაც, როცა მთელი პროექტისთვის თავისუფალი დღე არ გაქვთ. დასრულებული მცირე ნაბიჯის მონიშვნაც პროგრესის დანახვაში გეხმარებათ.
კალენდარში დროის გამოყოფა
დროის ბლოკირება ნიშნავს, რომ კონკრეტულ საქმეს კალენდარში წინასწარ გამოყოფთ მონაკვეთს. მაგალითად, დილის ერთი საათი დაუთმეთ ტექსტის წერას, ხოლო შემდეგ შეტყობინებების შემოწმებას. მეთოდი განსაკუთრებით გამოსადეგია კონცენტრაციის მომთხოვნი სამუშაოსთვის. დაგეგმეთ მხოლოდ რეალურად ხელმისაწვდომი დრო და დატოვეთ ინტერვალი შეხვედრების, გადაადგილებისა და მოულოდნელი საქმეებისთვის.
შესვენებები და სამუშაო ტემპი
ხანგრძლივი მუშაობისას დაგეგმილი შესვენებები დაგეხმარებათ, შეამჩნიოთ დაღლა და სამუშაოს შემდეგი ნაწილი უფრო ყურადღებით გააგრძელოთ. შეგიძლიათ სცადოთ მოკლე მონაკვეთებით მუშაობა და მათ შორის მცირე პაუზები, მაგრამ ზუსტი ხანგრძლივობა ყველასთვის ერთნაირი არ არის. შეარჩიეთ ტემპი დავალებისა და საკუთარი მდგომარეობის მიხედვით. ძილისა და დასვენების დრო კალენდრიდან ავტომატურად არ ამოიღოთ.
შეტყობინებები და ყურადღების გაფანტვა
შეხედეთ, რამდენჯერ წყვეტს დღეს ტელეფონის შეტყობინება ან ელექტრონული ფოსტა. თუ სამუშაო ამის საშუალებას იძლევა, გამორთეთ არასაჭირო შეტყობინებები და წერილებისთვის წინასწარ გამოყავით დრო. მნიშვნელოვანი ზარებისა და გადაუდებელი სამუშაოს არხები ხელმისაწვდომად დატოვეთ. ყურადღების დაცვა არ ნიშნავს, რომ სხვა ადამიანებისთვის მიუწვდომელი უნდა იყოთ: კოლეგებთან შეთანხმებული წესები დაგეხმარებათ.
როგორ ვთქვათ უარი ან შევცვალოთ ვადა?
თუ ახალი დავალება უკვე სავსე კალენდარს ემატება, განმარტეთ არსებული ვალდებულებები და ჰკითხეთ, რა არის ყველაზე მნიშვნელოვანი. ზოგჯერ შესაძლებელია ვადის შეცვლა, სამუშაოს ნაწილის გადანაწილება ან სხვა საქმის გადადება. შეთანხმება თავიდანვე სჯობს ბოლო წუთამდე დუმილს. პირად საქმეებშიც სასარგებლოა შეაფასოთ, რას ასწრებთ რეალურად და რაზე გჭირდებათ დახმარება.
კვირის მიმოხილვა
კვირის ბოლოს გადახედეთ, რა დასრულდა, რა გადაიდო და რატომ. გადაიდო საქმე იმიტომ, რომ დრო არ ეყო, საჭირო ინფორმაცია აკლდა თუ პრიორიტეტი შეიცვალა? მომდევნო კვირისთვის შეცვალეთ გეგმა ამ დაკვირვების მიხედვით. დასრულებული საქმეების დანახვა ისეთივე მნიშვნელოვანია, როგორც დარჩენილი სიის შემოწმება: ის გაჩვენებთ, სად წავიდა დრო და რა მოცულობაა რეალისტური.
მოულოდნელი ცვლილებების ადგილი
ავადმყოფობა, გაუთვალისწინებელი ზარი ან ტექნიკური პრობლემა ნებისმიერ გეგმას ცვლის. კალენდარში თავისუფალი სივრცის დატოვება ნიშნავს, რომ ყოველი ასეთი შემთხვევა მთელ დღეს არ აგირევთ. თუ ყველაფერი მაინც ვერ მოესწრო, გადაწყვიტეთ, რა გადაიტანოთ და ვის უნდა აცნობოთ. წარუმატებელ დღედ ნუ ჩათვლით პერიოდს მხოლოდ იმიტომ, რომ თავდაპირველი გეგმა სრულად არ შესრულდა.
როგორ შევარჩიოთ ინსტრუმენტი?
კალენდარი გამოგადგებათ შეხვედრებისა და დროის ბლოკებისთვის, დავალებების სია კი იმ საქმეებისთვის, რომლებსაც შესრულება სჭირდება. აპლიკაციის არჩევისას შეამოწმეთ, შეგიძლიათ თუ არა მარტივად დამატება, ვადის მითითება და შეხსენების დაყენება. თუ ქაღალდი უფრო მოსახერხებელია, გამოიყენეთ ის. საუკეთესო ინსტრუმენტი ის არის, რომელსაც რეგულარულად გადახედავთ და რომლის შენარჩუნებაც ზედმეტ დროს არ მოითხოვს.
სამუშაო დღის მაგალითი
დილით ჩამოწერეთ ერთი მნიშვნელოვანი საქმე და დააზუსტეთ მისი პირველი ნაბიჯი. შემდეგ კალენდარში მონიშნეთ შეხვედრები, გადაადგილება და სამუშაოს მონაკვეთი. შუადღეს გადაამოწმეთ პროგრესი და საჭიროების შემთხვევაში შეცვალეთ დარჩენილი გეგმა. დღის ბოლოს რამდენიმე წუთი დაუთმეთ მომდევნო დღის მომზადებას. ეს მხოლოდ მაგალითია: ცვლებში მომუშავე ადამიანს ან მშობელს განსხვავებული განრიგი შეიძლება სჭირდებოდეს.
როდის გადავხედოთ გეგმას?
გეგმა დროდადრო უნდა შეამოწმოთ, რადგან მისი დანიშნულება ყოველდღიური გადაწყვეტილებების გამარტივებაა. თუ კალენდარში თავისუფალი ადგილი აღარ რჩება ან ერთი და იგივე საქმე ყოველ დღე გადაგაქვთ, შეაფასეთ დავალების მოცულობა და საჭირო რესურსები. შესაძლოა იგი უფრო მცირე ნაბიჯებად უნდა დაიყოს ან მასზე ვადა უნდა შეათანხმოთ. ოჯახის წევრებთან და კოლეგებთან შეთანხმებული გრაფიკი რეალურ ხელმისაწვდომობასაც უნდა ასახავდეს. ცვლილებების შეტანა დაგეგმვის ნაწილია და არა იმის მტკიცებულება, რომ გეგმა არ გამოგადგათ.
ხშირად დასმული კითხვები
პასუხები დროის დაგეგმვის ძირითად საკითხებს აჯამებს.
რით დავიწყო დროის მართვა?
ჩამოწერეთ ვალდებულებები, მონიშნეთ რეალური ვადები და აირჩიეთ დღის ყველაზე მნიშვნელოვანი საქმე.
რა არის დროის ბლოკირება?
ეს არის კონკრეტული დავალებისთვის კალენდარში წინასწარ დროის გამოყოფა.
რამდენი დავალება უნდა დავგეგმო?
იმდენი, რამდენის შესრულებაც ხელმისაწვდომ დროში რეალისტურია, შესვენებებისა და სხვა ვალდებულებების გათვალისწინებით.
შესვენებები გეგმაში უნდა შევიტანო?
დიახ. დაგეგმილი შესვენებები სამუშაო ტემპისა და დასვენების გათვალისწინებაში დაგეხმარებათ.
რა ვქნა, თუ გეგმას ვერ მივყევი?
გადაამოწმეთ მიზეზი, შეცვალეთ პრიორიტეტები და საჭიროების შემთხვევაში ვადაზე წინასწარ შეათანხმეთ.
აუცილებელია სპეციალური აპლიკაცია?
არა. ჩვეულებრივი კალენდარი ან ბლოკნოტიც გამოდგება, თუ მას რეგულარულად იყენებთ.
დამატებითი რესურსი
ვატერლოოს უნივერსიტეტი: განრიგის დაგეგმვა; სწავლის დაგეგმვის დამატებითი რჩევები.
